Si un empresario todavía piensa que la contabilidad solo sirve para evitar multas y poco más, se está perdiendo una de las herramientas más poderosas para trazar y cumplir su estrategia de negocio.
Así piensan Manuel Sánchez y Marcos Terán, dos contadores empeñados en demostrar que su profesión tiene un rol clave en cada una de las decisiones importantes que tomen los líderes de cualquier empresa, incluyendo a las pequeñas y medianas. Ambos se aliaron en 2017 para crear
NTS Consulting, C.A y desde allí promueven su visión integral de la contabilidad
Manuel Sánchez, egresado en 2014 de la Universidad Católica Andrés Bello, es un joven emprendedor que se formó atendiendo múltiples empresas en la consultora Soluciona Integral. Por su parte, Marcos es especialista en tributos nacionales, con formación en la Universidad Alejandro de Humboldt y la Escuela Nacional de Administración y Hacienda Pública.
¿Cuáles son las principales consecuencias de no llevar una contabilidad al día?
MS: Las consecuencias son de muy variado tipo, y juntas o por separado pueden ser muy graves. Te puede llevar, por ejemplo, al incumplimiento de obligaciones fiscales y acarrear multas significativas. Pero peor aún: puede llevarte a tomar decisiones mal informadas, subestimando o sobreestimando variables clave. También puede afectar tu relación con proveedores y clientes, pues una gestión contable ineficaz provoca dificultades en la gestión de inventarios y cuentas por cobrar.
MT: Y no podemos olvidar que la falta de transparencia puede afectar la confianza de los inversores y socios. La contabilidad es una herramienta de chequeo clave que permite a todos los interesados verificar que las transacciones reflejan la realidad administrativa de la empresa. Esto es especialmente vital cuando existen múltiples socios. Si una empresa no demuestra transparencia en sus estados financieros, esto afecta su capacidad para atraer inversión y generar interés en el mercado.
MS: Recordemos que la contabilidad no solo registra las transacciones diarias, sino que también concilia esos registros para verificar que reflejen con precisión la situación financiera. Ni hablar de la importancia de todo esto para las empresas que buscan emitir acciones en bolsas de valores. Sin esta claridad, resulta muy difícil capitalizar en el mercado y atraer inversores.
¿Podemos profundizar en cómo afecta la contabilidad a la toma de decisiones?
MT: La contabilidad proporciona datos precisos y actualizados que son esenciales para que la gerencia tome decisiones adecuadas. Sin esta información, todo es comparable a un capitán de barco que navega sin brújula. Además, permite evaluar el desempeño a través de estados financieros que reflejan los activos y pasivos de la empresa. Esto ayuda a la dirección a entender, por ejemplo, si la organización está en condiciones de hacer inversiones o adquirir deudas.
MS: Con un sistema contable efectivo, los gerentes pueden analizar resultados operativos y financieros, lo que permite realizar ajustes necesarios en tiempo real. Esto es vital para corregir errores antes de que se conviertan en problemas mayores. Así las cosas, una contabilidad bien llevada se vuelve un pilar fundamental para el crecimiento sostenible de la empresa, pues proporciona información necesaria para gestionar capital, controlar costos y maximizar ingresos.
¿Qué tanto incluye la contabilidad en este tema que mencionas, es decir la sostenibilidad financiera?
MS: Mantener la contabilidad actualizada permite a la empresa tener siempre la información necesaria para evaluar su situación financiera. Esto es esencial para prever y manejar deudas, gastos y otros compromisos financieros, lo que ayuda a evitar crisis de liquidez. Se facilita el análisis de indicadores clave, como la rotación de inventarios y cuentas por cobrar. Si estos indicadores no se controlan adecuadamente, puede resultar en problemas como la acumulación de inventario no vendido o cuentas por cobrar excesivas, afectando directamente la sostenibilidad financiera。
MT: Sin información contable adecuada, las empresas pueden tomar decisiones que comprometan su estabilidad futura. Verificar periódicamente los registros financieros permite evitar situaciones que puedan poner en peligro su continuidad operativa. Y como dijimos, una contabilidad rigurosa y actualizada es un requisito fundamental para presentar estados financieros claros a posibles prestamistas o inversores, facilitando el acceso a recursos financieros necesarios para su operación y crecimiento.
¿Cuáles son los elementos esenciales de un sistema de contabilidad efectivo?
MT: Un sistema contable debe apoyarse en tecnología adecuada. Esto incluye software especializado que facilite la gestión de transacciones y la generación de informes financieros. Utilizar herramientas modernas ayuda a reducir la carga manual y minimiza errores.
MS: Hay que estandarizar los procesos no solo para hacerlos más eficientes, sino también para reducir los errores a través de un trabajo organizado y sistemático. También es fundamental contar con un equipo de contadores que estén no solo bien preparados, sino también motivados y actualizados con respecto a la legislación y normativas vigentes. El sistema contable debe ser capaz de adaptarse a cambios en las normativas contables y fiscales, lo que implica la necesidad de que el personal se mantenga al día.
MT: Un buen sistema debe tener la funcionalidad de generar informes comparativos y el análisis de indicadores de desempeño. Esto permite que la gerencia evalúe la situación financiera de manera continua y tome decisiones informadas en base a datos precisos。
¿En qué otros aspectos es importante esa formación continua del personal en contabilidad?
MS: Aparte de lo mencionado, permite que el equipo maneje diferentes sistemas contables, lo que es beneficioso para atender a una variedad de clientes con distintas necesidades.
MT: También contribuye a reducir la rotación de personal, lo cual resulta en una mayor efectividad en el cumplimiento de tareas, ya que los empleados familiarizados con las particularidades de los clientes pueden trabajar más rápidamente y con menos supervisión. Y en última instancia, un equipo bien capacitado ofrece confianza, ya que se minimiza el riesgo de errores.
¿Cómo deben enfrentarse las empresas a los cambios en normativas contables?
MT: Es esencial contar con un equipo de asesores actualizado y especializado en normativa contable y tributaria. Esto puede incluir contadores y abogados que ayuden a interpretar los cambios y adaptar las prácticas. Las empresas deben estar constantemente atentas a los comunicados de las federaciones y organismos reguladores sobre cualquier cambio. Contar con un software contable adecuado que pueda adaptarse a las nuevas normativas, ayuda a las empresas a realizar cambios de manera más eficiente y precisa.
MS: Las empresas deben revisar regularmente su estructura interna y sus políticas contables para asegurar que se alineen con las normativas vigentes. Esto incluye la implementación de controles internos que faciliten la adaptación a cualquier cambio regulatorio.
MT: También es importante mantener una comunicación fluida con las autoridades fiscales y contables para tener claridad sobre los nuevos requerimientos y resolver dudas sobre la aplicación de las normativas.
¿Qué otras recomendaciones darían a las empresas y en particular a los emprendedores?
MT: Más allá de lo dicho sobre el uso de la tecnología, la capacitación y las buenas prácticas en general, podemos resaltar que es crucial registrar las transacciones bajo el principio de devengo, donde las operaciones se asientan en el momento en que se generan y no cuando se efectúa el pago. Esto ofrece una visión más precisa de la situación financiera de la empresa.
MS: Respecto a los emprendedores no nos podemos cansar de repetir que se deben separar las finanzas personales de las empresariales. Es recomendable, por ejemplo, establecer siempre un salario para los socios operativos. Ellos también, por supuesto, deben mantenerse atentos a las normativas contables y tributarias, contando con buena asesoría. Además destacaría la importancia de realizar auditorías internas regularmente y, en general, establecer una cultura de responsabilidad; es decir fomentar un ambiente en el que todos en la empresa contribuyan al manejo correcto de la contabilidad.
Manuel Sanchez – Contador
