“Si no puedes medirlo, no puedes gestionarlo.” – Peter Drucker.
Hay muchos emprendedores apasionados por su producto o servicio, pero no tantos que estén igualmente motivados hacia el duro y a veces aburrido trabajo que implica dar estricto seguimiento a los números del negocio. La tarea, sin embargo, es ineludible si realmente queremos convertirnos en empresarios exitosos
La planificación financiera es crucial, y muy especialmente en las pequeñas y medianas empresas que no tienen la robustez para soportar muchos errores en esta materia. Por eso te resumimos aquí cinco técnicas fundamentales para asegurar la salud financiera de tu PyME.
- Haz un presupuesto detallado y realista
Hacer un presupuesto y respetarlo es el primer paso para que las finanzas no se te vayan de las manos. Este documento debe contemplar todos los ingresos proyectados y confiables, así como los gastos tanto fijos como variables. No caigas en la tentación de omitir o subestimar gastos por pequeños que sean. A menudo varios egresos minúsculos o desagregados tienen más importancia de la que parece.
- Ingresos: identifica todas las fuentes, desde las ventas de productos o servicios hasta los ingresos por intereses.
- Gastos: detalla todos, incluyendo costos de producción, gastos operativos, salarios, impuestos, seguros y otros pagos. Al calcular el costo de personal incluye cualquier egreso paralelo al salario.
- Contingencias: reserva una partida para gastos imprevistos, que idealmente debe convertirse en un fondo que te proteja contra eventualidades.
Un presupuesto bien elaborado te permite tomar decisiones informadas sobre inversiones, gastos y precios. Además, puede ayudarte a identificar áreas donde puedes reducir costos o evaluar el desempeño de tu empresa.
- Análisis del flujo de caja
Tendemos a ver el dinero como un objetivo, y no como una herramienta fundamental de trabajo para que tu empresa pueda operar con normalidad y crecer. Un análisis detallado del flujo de caja te permite estimar cuándo tendrás excedentes de efectivo y cuándo necesitarás financiamiento.
Un análisis del flujo de caja te ayuda a evitar problemas de liquidez. La idea es identificar con anticipación posibles déficits de efectivo, y no incurrir en situaciones que no solo dañan el desempeño de la empresa, sino también su reputación.
Conocer y gestionar el flujo de caja es clave para invertir el dinero de manera más eficiente, así como para negociar mejores condiciones de pago con los proveedores.
- Gestión de la deuda
Endeudarse puede ser una estrategia efectiva o también la fórmula para el desastre. Todo depende de por qué, para qué y por cuanto nos endeudamos. Por ello es tan crítica una buena gestión de las deudas, de forma tal que no se conviertan en una carga.
Esta tarea comienza por tener una visión muy clara de cuánto suman las deudas, cuáles son los plazos y cuántos intereses tendremos que pagar. Sobre esa base debemos elaborar un plan de pagos realista y, si es necesario y posible, negociar condiciones con los acreedores.
Gestionar bien tus deudas te permitirá llevarlas a un nivel razonable e ir reduciendo el lastre que suelen significar. Lo contrario generará múltiples problemas, incluyendo el deterioro de nuestra imagen ante las instituciones crediticias, haciéndonos perder futuras oportunidades de obtener financiamiento.
- Análisis de costos
Tener verdadero conocimiento de cuánto cuesta tu operación es fundamental para identificar oportunidades de mejora, determinar precios competitivos y, en última instancia, saber con precisión si tu negocio es o no rentable.
Además de determinar con precisión los costos fijos, tendrás que estimar de la mejor manera posible aquellos que cambian por factores como el precio de la materia prima.
Un objetivo clave será reconocer el llamado punto de equilibrio, es decir aquel nivel de ingresos necesario para cubrir efectivamente todos tus costos.
Muchas veces un buen análisis de costos te permitirá ver fugas de dinero que son reparables. Además, si dominas tu estructura de costos tomarás mejores decisiones al evaluar nuevas inversiones.
- Seguimiento y evaluación continua
La realidad es cambiante y ello nos obliga a mantenernos con el “ojo avizor”. Planificar no significa dibujar un escenario y sentarnos a esperar a que se cumpla o no. Es importante monitorear constantemente nuestro desempeño financiero y realizar ajustes cuando sea necesario.
Para ello debemos realizar evaluaciones periódicas, mensuales o trimestrales dependiendo de la variabilidad del contexto, poniendo atención a cómo evolucionan indicadores clave como los costos o la rentabilidad.
Este monitoreo puede ser crucial al permitirte corregir desviaciones antes de que se conviertan en problemas graves.
